Automatyzacja magazynu – od czego zacząć?

Wiele firm, które myślą o automatyzacji magazynu, zaczyna od tego samego kroku: dzwoni do handlowca, prosi o katalog, ogląda prezentację technologii. Jakby decyzja była już podjęta, a tylko szuka się dla niej uzasadnienia.

Mamy na to dość trafną analogię: to trochę tak, jakby najpierw szukać ekspresu do kawy, a potem zastanawiać się, czy w ogóle ją pijemy.

Właśnie o tym rozmawialiśmy podczas naszego pierwszego webinaru z cyklu poświęconego automatyzacji magazynu.

Nie o technologii. O tym, co musi wydarzyć się, zanim ona w ogóle wejdzie do gry.

Jeżeli chcesz nadrobić webinar w formie wideo możesz to zrobić również pod tym linkiem.

A jeżeli wolisz wersję blogową – zapraszamy do lektury!

Automatyzacja nie naprawia złych procesów. Przyspiesza je.

To zdanie warto zapamiętać, zanim podejmie się jakąkolwiek decyzję o wdrożeniu. Jeśli w magazynie panuje chaos, automatyzacja nie sprawi, że zniknie. Sprawi, że bałagan będzie się pogłębiał, a koszty jego utrzymania będą rosły.

Dlatego, zanim pojawi się jakakolwiek technologia, trzeba zrozumieć, co tak naprawdę nie działa. I tu zaczyna się rola audytu logistycznego.

Dwa procesy, które muszą iść w parze.

Każda firma, niezależnie od branży i wielkości, ma dwa równoległe procesy: fizyczny i logiczny.

• Proces fizyczny to wszystko, co dzieje się z towarem: przyjęcie, składowanie, kompletacja, wysyłka.

• Proces logiczny to przepływ danych i informacji, które powinny nadążać za towarem. Zamówienia, zlecenia, awiza dostaw.
  
  

Problem zaczyna się wtedy, gdy te dwa procesy się rozjeżdżają.

• Kiedy towar stoi na magazynie, a system tego nie widzi.
• Kiedy zamówienie produkcyjne czeka na maila, bo ktoś musi przyjść rano do pracy, otworzyć skrzynkę i ręcznie przepisać dane do systemu.
• Kiedy magazynier sam decyduje o kolejności kompletacji, bo nie ma narzędzia, które ustali priorytety za niego.
  
  

Jak podkreślaliśmy podczas webinaru: jeśli chaos przeniesiecie do systemu, otrzymacie bardzo drogi chaos. I jeśli z całego spotkania miała zostać jedna myśl, to właśnie ta.

Skąd wiadomo, że już czas na audyt logistyczny?

Firmy rzadko potrafią wskazać jeden konkretny moment, w którym zaczęły się problemy. Najczęściej dzieje się to stopniowo. Jest coraz trudniej, coraz wolniej, coraz drożej i nikt nie wie dokładnie, od kiedy.

Sygnały, które widujemy najczęściej u klientów tuż przed decyzją o audycie, to między innymi:

• pracownicy tracący coraz więcej czasu na szukanie towaru,
• rosnąca liczba błędów w kompletacji,
• magazyn rozlewający się po drogach komunikacyjnych i strefach, gdzie towar nie powinien stać.
• Albo klasyk: pięć minut przed przyjazdem kuriera okazuje się, że zamówienie gdzieś utknęło.
• Albo system mówi, że towar jest, ale fizycznie go nie ma.

Każdy z tych objawów to sygnał, że gdzieś w procesie jest wąskie gardło. I że warto komuś pozwolić to zobaczyć.

Czy warto zrobić audyt logistyczny samemu?

To naturalna myśl: znamy firmę najlepiej, może przy okazji zaoszczędzimy. Problem w tym, że właśnie przez to, że znamy firmę najlepiej, trudno nam zobaczyć, co w niej nie działa. Przez lata wyrabiamy nawyki, przyzwyczajamy się do sposobu, w jaki rzeczy funkcjonują i przestajemy dostrzegać miejsca, w których coś można zrobić inaczej.

Audytor z zewnątrz patrzy bez tych przyzwyczajeń. Widzi układ magazynu, mierzy czasy procesów, rozmawia z pracownikami. I właśnie te rozmowy są często kluczowe. Pracownicy wiedzą, gdzie są problemy. Rzadko mówią o tym przełożonym, ale obcej osobie, która nie ocenia i nie ma wpływu na ich pracę, powiedzą znacznie więcej.

Warto też pamiętać, że audyt nie musi być wielką operacją zarezerwowaną dla dużych firm. Audyty robimy wszyscy, nawet kiedy przeglądamy szafę z ubraniami i zastanawiamy się, co nam jeszcze potrzebne. Chodzi o to, żeby ktoś spojrzał na to, co mamy, i pomógł ocenić, co można zmienić.

Na co zwrócić uwagę, wybierając audytora?

Nie każdy audyt jest równie wartościowy.

• Dobrze, jeśli audytor ma doświadczenie w podobnych branżach. Procesy magazynowe wszędzie działają podobnie, ale każda branża ma swoją specyfikę i warto, żeby ktoś już ją znał.
  
  
• Ważna jest też obecność na miejscu. Audyt zdalny na podstawie przesłanych danych to za mało. Audytor musi spędzić czas w magazynie i na produkcji, żeby zobaczyć, jak rzeczy działają naprawdę, nie jak powinny działać według procedur.
  
  
• Warto też sprawdzić, jak wyglądają rekomendacje. Dobry audyt wskazuje kierunek i opisuje parametry rozwiązań, które mogą pomóc, bez wskazywania konkretnych marek czy produktów na starcie. Jeśli rekomendacja zaczyna się od nazwy konkretnego urządzenia, to znak, że coś jest nie tak.
  
  

I jeszcze jedna rzecz, o której łatwo zapomnieć: raport z audytu ma datę ważności. Sytuacja w firmie zmienia się dynamicznie, więc rekomendacje sprzed roku mogą już nie być aktualne. Warto wdrażać wnioski możliwie szybko.

Jak dobrze przygotować się do audytu?

Przede wszystkim nie sprzątamy przed wizytą. Audytor ma zobaczyć firmę taką, jaka jest naprawdę, nie jej odświętną wersję. Ukryte problemy to problemy, które pozostaną nierozwiązane.

Konkretnie warto przygotować:

• dane o ruchu towaru, czyli przepływ materiałów,
• czasy operacji i wolumeny zamówień.
  
  

Dobrze też porozmawiać wcześniej z zespołem, żeby wiedział, że pojawi się audytor i że może mówić szczerze. Jeśli procesy są gdzieś opisane, warto mieć je pod ręką. Jeśli nie są, to też jest ważna informacja dla audytora.

Dodatkowo warto też zaprosić audytora w czasie, kiedy problemy są najbardziej widoczne, czyli w szczycie pracy, a nie w spokojnym okresie. Tylko wtedy zobaczy, z czym firma naprawdę się mierzy.

Podsumowanie

Automatyzacja magazynu to nie rewolucja przeprowadzana z dnia na dzień. To decyzja, do której trzeba dojrzeć i dobrze się do niej przygotować.

Jeśli rozpoznajesz u siebie sygnały, o których mówiliśmy, to dobry moment, żeby zatrzymać się i spojrzeć uczciwie na to, co się dzieje w Twojej firmie. Niekoniecznie od razu zamawiać technologię. Najpierw zrozumieć, gdzie leży problem.

Jeśli chcesz sprawdzić, czy w Twoim magazynie jest już moment na automatyzację, zapraszamy na bezpłatną konsultację. Razem przejrzymy Twoją sytuację i powiemy wprost, czy to właściwy czas i od czego zacząć.

Umów się na konsultację.